外贸知识

英文EMAIL高手之实战篇

信息来源《世界经营者》

1.文体介绍

人员出访,常常需要事先与要见面的人或公司进行预约。这类预约e-mail较易写,只要做到清楚、简洁、礼貌就行。它一般包括下列内容:

(1)请求约会并说明原因。

(2)建议确切的约会时间和地点等。如果你的时间比较充裕,预约时可给出你可接受的时间由对方决定。

(3)请对方答复并进行确认。

回复这类电子邮件可分为接受和拒绝两种。接受的内容一般有:表明来信收悉;表示接受;重述具体时间、地点等;表达希望会晤或感谢的心情。拒绝的内容一般包括:表明来信收悉;说明拒绝的原因;致歉。

当要变更预约时,应说明变更的原因,同时致歉。

2。实用范例

(1)subject:RequestforanAppointment

DearMr.Smith

IamscheduledtovisittheU.S.onbusinessattheendofthismonth,andwishtocallonyouatyourofficeonthatoccasion.

IwillbearrivinginWashingtononoraroundAugust20andstayingthereforaboutaweek.ItwouldbeverymuchappreciatedifyouwouldkindlyarrangetomeetwithmeeitheronAugust22or23,whicheverisconvenientforyou.Ifneitherisconvenient,couldyoupleasesuggestanalternativedatebyreturnE-mail.

Thankyouinadvanceforyourkindcooperation.IamlookingforwardtomeetingyouinWashingtonsoon!

Sincerelyyours,

Lilei

GuangzhouTradingCompany

主题:请求约见

亲爱的史密斯先生:

我预定这个月底出差赴美,希望届时能到贵公司访问你。

我预计在8月20日或其前后抵达华盛顿,大约停留1周。若方便的话,望你能挤出时间在8月22或23日与我见面,我将十分感谢。假如这两天都不行,请以电子邮件回复并告知其他日期。

先在此谢谢你的大力协助,期待不久在华盛顿与你见面!

你真诚的

李蕾

广州贸易公司

(2)Subject:URGENT-NeedtoChangeAppointment

DearMr.Zhang,

WithregardtoourappointmenttovisityourChina’sfactoryonAugust2,IregretthatImustaskyoutochangethedatetoAugust3duetoanunexpectedmatterthatrequiresmypersonalattention.

I’mawfullysorryforthislast-minuterequest,butIhopeyouwillbeabletomeetwithmeonAugust3ataround10:00am.Ifyouarenotavailable,willyoupleaseletmeknowbyE-mailasap?

Hopethiswillnotcauseyoutoomuchinconvenience.Thankyou.

Bestregards,

JamesBlack

Director,OverseasOperations

WashingtonMotors,Inc.

主题:紧急—–请求变更约会

秦爱的张先生:

原定于8月2日访问贵公司中国工厂的行程,因有突发事件必须亲自处理,在此不得不恳请你将日期改至8月3日,实在抱歉。

在最后一刻才提出这个要求,实在非常抱歉,但我希望你能在8月3日10点左右与我见面。若有不便,请尽快以电子邮件告知。

希望这不会带给你太大麻烦,谢谢。

詹姆斯。布莱克

海外部经理

华盛顿汽车有限公司

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